Comment créer un workflow de messagerie ?

Que vous l’aimiez ou le détestiez, il est indéniable que le marketing par e-mail est toujours l’un des canaux de communication les plus efficaces.

Depuis la première campagne de marketing par e-mail en 1978, le marketing par e-mail est passé de simples messages texte avec pièces jointes à un puissant canal de communication basé sur les données.

Fin 2019, 293,6 milliards d’e-mails ont été envoyés chaque jour . Avec tous ces e-mails volant dans le cyberespace, comment pouvez-vous vous assurer que vos e-mails sont remis aux bons contacts au bon moment? C’est là que les workflows de messagerie peuvent vous aider.

Un flux de travail par e-mail est une série d’e-mails automatisés qui sont envoyés à un segment de votre audience en fonction de leurs comportements, actions ou propriétés de contact (c’est-à-dire le statut du prospect). Chaque étape incluse dans un flux de travail est conçue pour encourager votre public à atteindre un seul objectif.

La progression d’un contact dans votre flux de travail de messagerie dépend de ses actions et de ses comportements à chaque étape de votre flux de travail. Par exemple, si un contact de votre flux de travail clique sur un CTA à haute intention pour un essai gratuit, vous pouvez choisir de les ignorer dans le flux de travail par e-mail, afin qu’ils reçoivent un contact direct de votre équipe commerciale plus rapidement. Si un contact n’ouvre pas votre premier e-mail, vous pouvez lui envoyer un chemin dans lequel cet e-mail est renvoyé avec une nouvelle ligne d’objet et un en-tête pour créer une deuxième opportunité pour lui de démarrer votre flux de travail complet.

En plus d’automatiser les communications avec les clients en fonction de leur réponse individuelle, les flux de travail par e-mail peuvent déclencher des actions et des communications internes pour vos équipes de marketing, de vente et de service client afin d’améliorer les taux de conversion et de consolidation des prospects.

Découvrez comment créer un workflow de webinar en 4 étapes simples

Certaines des utilisations les plus courantes des flux de travail de messagerie sont l’intégration des clients, les campagnes de marketing de contenu pour les livres électroniques ou téléchargeables , la formation de prospects, le réengagement des abonnés et les rappels de panier d’achat.

Si vous débutez dans l’automatisation de la messagerie électronique, la meilleure façon de commencer avec les workflows est de commencer petit et de vous concentrer sur les aspects les plus importants de vos communications clients.

Pour créer votre premier flux de travail de messagerie, vous devrez tracer chaque étape de votre plateforme CRM ou d’automatisation marketing. Il y a 10 étapes que vous devez suivre lors de la configuration d’un flux de travail simple.

1. Définissez l’objectif de votre workflow de messagerie

Des exemples d’objectifs de workflow incluent l’intégration de nouveaux prospects ou la génération d’ inscriptions à un webinaire . Les actions de votre flux de travail et du contenu de l’e-mail doivent être conçues pour aider à nourrir les prospects vers la réussite de cet objectif.

2. Décidez du nombre de points de contact dont vous avez besoin dans votre flux de travail

Créez chaque e-mail nécessaire à votre flux de travail et enregistrez-les pour l’automatisation afin de pouvoir les transférer facilement dans votre flux de travail pendant que vous le créez.

3. Définir les déclencheurs d’inscription

Vos déclencheurs d’inscription déterminent les comportements et les critères qui qualifieront les prospects nouveaux et existants dans votre flux de travail. Les déclencheurs d’inscription peuvent inclure des actions telles que cliquer sur un CTA, télécharger un eBook, participer à un chat en direct ou être basé sur l’état actuel du prospect.

4. Créez une liste

Si nécessaire, créez une liste de contacts statique ou active personnalisée en fonction de vos déclencheurs d’inscription pour votre flux de travail.

1. Une liste statique doit être mise à jour manuellement pour ajouter de nouvelles personnes à la liste
2. Une liste active sera automatiquement mise à jour en tirant de nouveaux prospects dans votre flux de travail lorsqu’ils répondent aux critères de qualification

5. Ajoutez votre premier point de contact

Planifiez votre premier e-mail ou le point de contact approprié avec votre public pour mettre votre flux de travail en mouvement.

6. Définissez un délai 

Ajoutez un délai pour donner à votre audience le temps de s’engager avec l’e-mail avant de déclencher votre deuxième action.

7. Implémenter les branches if / then

Définissez votre paramètre if / then pour envoyer les prospects qui ont terminé l’action souhaitée sur le chemin «Oui» et les prospects qui n’ont pas terminé l’action souhaitée sur le chemin «Non».

8. Répétez les étapes cinq à sept

Répétez ces étapes pour les deux côtés de vos chemins if / then jusqu’à ce que vous ayez terminé avec succès votre flux de travail.

9. Choisissez vos paramètres

Examinez les paramètres de votre flux de travail et confirmez que vous avez défini des paramètres concernant l’heure et les jours de la semaine auxquels vos e-mails peuvent être envoyés, ainsi que tous les paramètres de suppression que vous devez inclure.

10. Faites-le vivre

Publiez votre flux de travail lorsque vous êtes prêt et laissez-le fonctionner!

Le plus grand avantage des workflows de messagerie est qu’ils sont automatiques . Une fois que vos flux de travail sont configurés, vous pouvez «les configurer et les oublier». Vos flux de travail s’exécutent en arrière-plan et continuent de tirer toute personne qui satisfait à ses critères de déclenchement d’inscription à travers le flux de communications conçu dans votre flux de travail.

En plus de l’automatisation, les workflows offrent les avantages suivants: 

1. Amélioration de la gestion du plomb

Les workflows fournissent aux prospects les bonnes informations au bon moment, ce qui les aide à progresser dans leur cheminement vers la réalisation de cet objectif. Ce processus nourricier dépend de leurs actions et de leurs comportements, ce qui contribue à le rythme en conséquence pour répondre à leurs besoins.

2. Expérience client plus personnalisée

Les flux de travail déclenchent des réponses différentes en fonction du comportement de l’individu, ce qui garantit que les personnes ne reçoivent que des informations pertinentes adaptées à leurs besoins ou circonstances personnelles.

3. Réduisez les coûts

Le temps, c’est de l’argent et les flux de travail et les automatisations réduisent considérablement la quantité d’énergie des personnes et le travail manuel requis pour nourrir les prospects. Ces gains de temps peuvent être réinvestis dans d’autres projets qui bénéficieront davantage à votre équipe et à votre retour sur investissement.

4. Offrez une expérience de marque cohérente

Non seulement les workflows réduisent les risques d’erreurs dans vos e-mails, mais ils garantissent également que tous les membres de votre public bénéficient de la même expérience de marque. Ceci est essentiel pour la notoriété et la réputation de votre marque, mais profite également à vos équipes de vente et de développement commercial qui peuvent s’attendre à plus de cohérence dans les pistes qui leur sont fournies.

5. Analyse et optimisation des données

Avec de grands volumes de leads acheminés via un seul workflow sur une longue période, vous devriez être en mesure de prendre des décisions d’optimisation basées sur vos données avec un haut degré de précision.

De la création d’une expérience plus personnalisée à l’augmentation de l’engagement client en passant par la génération d’un score de leads plus précis, les workflows de messagerie sont bénéfiques pour tout le monde. Plus vous pourrez rapidement intégrer des workflows dans votre stratégie marketing, plus tôt vous constaterez des gains incrémentiels dans vos campagnes marketing et augmenterez votre retour sur investissement.

Si vous voulez aller plus vite dans la mise en place de votre webinar, faites-vous accompagner.